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家庭档案建档流程发布时间:2015.07.10 作者: 来源:中国档案资讯网 访问人数:1334

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    家庭档案建档流程一般分为以下6个步骤。

    第一步:分类

    家庭档案收集齐全后,要对这些档案资料进行分类,分类的原则按不同载体、不同类型进行,如文书类、声像类、日记类、证件类……

    第二步:整理

    以每位家庭为一个全宗进行整理。根据载体、类别的不同,选择以卷或以件为单位,按国家标准和规范进行整理、编目、编号和排架。文书材料按《归档文件整理规则》进行整理编目;科技文件保持成套性,按《科学技术档案案卷质量一般要求》进行整理编目;照片按《照片档案管理规范》进行整理编目;录音、录像、磁盘、光盘等编写文字说明编目装盒;字画以件为单位整理编目;其他大型物品以件为单位整理编目。

    第三步:编号

    为方便检索,对每件(份)材料、物品进行编号。编号时要遵循档案整理办法中“同一保管期限内编流水号”的原则,不能重复;在每份档案材料的首页上方加盖档号章,编号的位置在档号章内,不便直接书写的,可以书写在口取纸上,然后粘贴牢固。

    第四步:编目

    根据管理和利用家庭档案工作的不同需要,分别编制目录。主要包括归档文件目录、案卷目录和人名索引等。

    第五步:装盒

    盒子的外观、规格可视档案材料的形式、材料、大小来选择。盒子宜选档案部门推荐的正规档案盒,利于保管,便于使用;盒脊背要注明全宗号、分类号、件(卷)号、业主姓名、盒号等项目,以便查找。

    第六步:排列上架

    家庭档案要按照分类排列上架。家庭档案的分类可根据每个家庭

    档案形成的多少灵活掌握,多则分、少则合。

    附件: 家庭建档流程图

                     零散的家庭档案材料

                           ↓

                        清理、鉴定

                           ↓

                          分类

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             文书类 声像类 日记类 证件类 其他类

                          ↓

                       以下步骤略

   (本流程及图由杭州市余杭区档案学会高建华提供)