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归档文件整理操作要领发布时间:2015.07.10 作者: 来源: 访问人数:1432

文书档案档号章的填写

 

    每年的归档文件整理,各单位都很重视,但整理与编目不规范的还不少,原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此,笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的整理与编目提出了简明扼要的方法,供大家参考。

    第一步 清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料区分为:不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行鉴定。

    概要地说,即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下:

    永久(Y):

    1.收文中针对性文件:A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事,如任免、表彰、处分类文件。

    2.收文中方针政策性文件,如决定、规定、办法、意见等。

    3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。

    4.注重“账外”文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报,重要创建活动文件材料等)。

    定期30年(D30):

    1.收文:上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;

    2.发文:本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括:内部管理制度,奖励制度,业务操作规程等)。

    定期10年(D10):

    1.收文:上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;

    2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

    简单扼要地讲,区(县)级机关、文件数量比较大,特别是要进馆的单位,区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位,可以往“自己”靠,即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料,其保管期限可从长。

    第二步 按件装订:界定何为一“件”,具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种,①为自然件,这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的,可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的,推荐用不锈钢推订来装订,以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料,每件敲上“档号章”。

    第三步 排列文件:区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目,一般设:①党务、②工会,③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会,在①下按时间排列文件,②③④⑤同上,文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

    行政管理类下设二级类目,一般有:①组织人事;②政(事)务;③财产管理,①下按时间先后排列,②③同理。(政务:文字秘书工作;事务:后勤保障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

    业务管理类:本单位业务管理工作中形成的文件材料,要根据各单位主管业务的不同情况,区分属类、排列文件。

    第四步 编号:永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号,一年一编(即填写档号章上的归档信息)。

    第五步 编目:按保管期限分别填写《归档文件目录》。

    第六步 填写备考表,装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上,以保持整洁与美观。(本文来源于中国档案资讯网)